Guía Completa para el Correcto Llenado de la Cadena de Custodia en el Muestreo de Agua

La cadena de custodia es un documento esencial en todo proceso de muestreo de agua para análisis de laboratorio, ya que asegura la trazabilidad, integridad y validez legal de las muestras recolectadas. Aunque muchas veces se le resta importancia, su correcta gestión puede ser la diferencia entre un resultado válido y uno descartado.

En este artículo, te explicamos de forma clara cómo llenar correctamente una cadena de custodia, con base en las mejores prácticas compartidas durante un reciente webinar técnico de SGS.CMS, líder global en servicios de ensayos ambientales.

¿Qué es la cadena de custodia y por qué es tan importante?

La cadena de custodia es el documento que acompaña a las muestras desde el campo hasta el laboratorio. Este documento registra toda la información crítica sobre el origen, tipo, fecha, hora y condiciones de recolección de la muestra. También establece quién fue responsable del muestreo y quién la entrega al laboratorio.

Importante: Si la muestra llega al laboratorio sin la cadena de custodia (o si esta llega incompleta o tarde), la fecha de ingreso oficial será considerada cuando esta sea regularizada, lo que puede invalidar los resultados si se exceden los tiempos de vida útil del análisis.

¿Formato físico o digital?

SGS recomienda trabajar con la cadena de custodia en formato digital (PDF). ¿Por qué?

• Mayor legibilidad.
• Menos errores de interpretación (números o letras mal escritos).
• Facilidad de edición y actualización.
• Reducción de reprocesos administrativos.

No obstante, si prefieres trabajar en físico, puedes imprimirla. Lo clave es que el documento esté completo, legible y acompañe a las muestras desde el inicio.

Información esencial que debe contener la cadena de custodia

Aquí te detallamos los campos que no deben faltar y cómo llenarlos correctamente:

1. Datos del Cliente y Proyecto

• Razón social de la empresa.
• Nombre o código del proyecto de muestreo.
• Estos datos se trasladan automáticamente al informe de ensayo. Errores aquí implican correcciones y retrasos.

2. Identificación de la muestra

• ¿Quién toma la muestra? Puede ser el personal del cliente o SGS.CMS.
• ¿Es una muestra periódica, no periódica o especial?
• Estación de muestreo: Nombre o código asignado.
• Coordenadas geográficas (latitud y longitud) y altitud.
• Tipo de agua: Agua superficial, agua de consumo, agua residual, etc. (según la NTP ISO 214).
• Tipo de muestra: Puntual o compuesta.

3. Envases y parámetros

• Cantidad de envases enviados por estación (diferenciar vidrio de plástico).
• Parámetros a analizar: microbiológicos, fisicoquímicos, orgánicos, etc, según la solicitud gestionada en función de la cotización requerida
• Fecha y hora exacta de muestreo, para calcular correctamente los tiempos de análisis (deadline).

4. Observaciones

Espacio destinado a indicar condiciones especiales durante la toma de muestra: clima, acceso, turbidez, olor, etc. Esta información complementa el análisis técnico y ayuda a interpretar los resultados.

5. Firmas

• Firma del responsable del muestreo.
• Firma del personal de recepción en el laboratorio.

Esto asegura la trazabilidad del traslado y recepción de las muestras.

Buenas prácticas al completar la cadena de custodia

• Llenar el documento inmediatamente después del muestreo, para evitar omisiones.
• Corroborar coordenadas y fecha/hora con dispositivos GPS o registros fotográficos.
• Usar envases rotulados correctamente, con etiquetas legibles.
• Evitar tachones y usar lenguaje claro en las observaciones.
• Adjuntar la cadena en un sobre impermeable o bolsa y entregarla junto con los cooler de muestras.
• Verificar que coincida la cantidad de muestras declaradas con las entregadas.

¿Qué pasa si hay errores o retrasos?

• Una cadena incompleta puede resultar en rechazo de la muestra.
• Si el laboratorio recibe la cadena fuera del plazo, la muestra puede procesarse como “no acreditada”.
• Errores en los datos del cliente o proyecto implican reprocesar los informes y retrasar los resultados.

Conclusión

El correcto llenado de la cadena de custodia es más que un trámite: es un paso clave en la cadena de valor del análisis ambiental. Un error mínimo puede costar tiempo, dinero y credibilidad técnica. Siguiendo estas recomendaciones, garantizas que tus muestras sean válidas, representativas y aceptadas por el laboratorio sin contratiempos.

¿Te interesa mejorar tus procesos de muestreo? En SGS contamos con servicio de consultoría, capacitaciones, soporte técnico y mucho más para facilitar tu trabajo de campo.